Preguntas frecuentes y mensajes

Manual de NF-e y recepción de materiales · capítulo 11 de 11

La tabla explica los mensajes que pueden aparecer en la recepción. Las preguntas más comunes vienen justo después.

Mensaje	Dónde	Por qué	Qué hacer
La clave de acceso debe tener exactamente 44 dígitos	Importar NFe	clave incompleta	revise la clave en el DANFE
Seleccione el sitio o proyecto de destino	Importar NFe	faltó el destino	elija Sitio o Proyecto y el destino
NF-e no encontrada en la base de Serpro (verifique la clave de acceso).	Importar NFe	clave con un dígito equivocado, o factura que la SEFAZ todavía no liberó	revise los 44 dígitos; si la factura es reciente, intente más tarde
Límite de consultas a Serpro excedido; intente más tarde.	Importar NFe	muchas consultas seguidas	espere e importe de nuevo
Error al consultar Serpro (…) / Error al autenticarse en Serpro (…) / Acceso denegado a la API de Serpro.	Importar NFe	el servicio de consulta está caído o rechazó	intente más tarde; si persiste, llame al soporte
NFe ya existe — abriendo…	Importar NFe	la clave ya estaba en H2O	—
🏢 Acceso restringido / 🔒 Sin permiso	Importar NFe	la factura ya existe en un sitio que usted no ve, o su perfil no ve facturas	busque a quien cuida el sitio de la factura (capítulo 3)
Esta NF-e (n.º …) ya fue importada y está en la papelera. Para usarla de nuevo, restáurela en NF-e › Papelera (botón Restaurar).	Importar NFe	la factura fue a la papelera	en la lista, pestaña 🗑 Papelera, Restaurar (capítulo 2)
Análisis de similitud obligatorio	Aprobar (Ingeniería)	el vínculo con el stock no se analizó	en la pestaña Ítems, Analizar similitud (capítulo 8)
Aprobado, pero error en el stock: Hay ítems esperando revisión (N).	Aprobar (Ingeniería)	algún ítem quedó sin decisión de vínculo	decida, Guardar vínculos y Aprobar entrada al stock (capítulo 8)
Materiales aún no cargados en el stock	pestaña Ítems	la factura se aprobó, pero la entrada no ocurrió	lo mismo de la fila anterior
La aprobación de Ingeniería está asignada a … / La aprobación del Cliente está asignada a …	ficha	otra persona del mismo rol ya está designada en la factura	ella aprueba; o Devolver para ajuste libera
Solo el ingeniero asignado puede aprobar como Ingeniería. / Solo el ingeniero asignado puede rechazar como Ingeniería. (y las del cliente)	aprobar / rechazar	el mismo caso, con la pantalla desactualizada	recargue la página
Sin permiso para aprobar como Ingeniería. / Sin permiso para rechazar como Ingeniería. (y las del cliente)	aprobar / rechazar	falta Aprobar (Ing.), Aprobar (Contratante) o Aprobar (Ing. y Contratante) en el sitio de la factura	pida la marca al administrador (capítulo 1)
La aprobación del Cliente solo es posible cuando la NF-e está Esperando Cliente. (y las del mismo tipo)	aprobar / rechazar	alguien ya cambió el estado	recargue la página
No se permite editar ítems en esta etapa de la NF-e.	verificación del ítem	la factura ya está con el cliente, aprobada o rechazada	para corregir antes de la aprobación del cliente, Devolver para ajuste
Requiere Ing. / La aprobación de Material requiere permiso de Ingeniería.	Material	solo ingeniería marca el material	—
NF-e ya enviada al cliente — documentos bloqueados.	fotos y documentos	la factura ya pasó por ingeniería	Devolver para ajuste (capítulo 7)
No es posible eliminar la imagen de referencia.	fotos del ítem	la referencia no se quita con la X	use Descartar (capítulo 5)
No se encontró ninguna imagen confiable; se mantuvo la actual.	Buscar nueva referencia	la búsqueda no encontró nada mejor	manténgala o use Descartar
Indique el motivo (mín. 3 caracteres)	Devolver para ajuste	motivo vacío o corto	escriba el motivo
NF-e volvió a …	Devolver para ajuste	resultado	—
¿Mover esta NFe a la papelera? → NFe movida a la papelera	papelera de la ficha	confirmación / resultado	—
NFe no encontrada	ficha	la factura fue a la papelera o está fuera de su alcance	vuelva a la lista
Correo en la cola de envío. / ¡Informes en cola! El correo con el enlace llegará en breve.	envío por correo	resultado	espere algunos minutos
NF-e fuera de su lista (sitio o permiso): …	envío en lote	alguna factura marcada salió de su alcance	recargue la lista y marque de nuevo
No se pudo enviar. / Error al generar PDF	correo / PDF	falla en el servidor	intente de nuevo; si persiste, llame al soporte
¡Ups, algo salió mal, código inválido!	app, Leer Código / Escribir Código	clave incompleta o rechazada por la SEFAZ	revise la clave
Su perfil no puede crear facturas.	app, importar	falta Crear en Facturas (NFe) en el sitio	pida el derecho
La factura ya existe en el sistema, en otra entidad fuera de su acceso. / … pero su perfil no puede verla.	app, importar	como 🏢 Acceso restringido / 🔒 Sin permiso	busque a quien cuida el sitio de la factura
Ninguna factura de esta obra en el dispositivo.	app, lista — también en el modo Sitio	ninguna factura tiene como destino exactamente ese proyecto o sitio, o la app no sincronizó	sincronice; revise Proyecto / Sitio y el Destino de la factura en la web (capítulo 10)
Ningún sitio encontrado	app, lista, modo Sitio	ningún sitio con dirección entre los sitios del dispositivo	use el modo Proyecto o registre la dirección del sitio
Nada para usted en esta factura ahora — el turno es de otro rol.	app, Verificación	le toca a otro rol	—
Escáner no disponible en este dispositivo — abriendo la cámara.	app, Escanear documento	el dispositivo no tiene el escáner	fotografíe con la cámara
Este archivo tiene N MB; el límite es 20 MB. Adjúntelo por el sistema, en la computadora.	app, adjuntos	archivo demasiado grande	adjúntelo desde la web (pestaña Documentos)
N páginas guardadas — se envían en la próxima sincronización. / Adjunto guardado — sube en el próximo envío.	app, adjuntos	guardado en el dispositivo	sincronice cuando tenga señal
Factura rechazada — vuelve a la verificación	app, ✗ Rechazar factura	resultado	el receptor corrige y reenvía

Preguntas frecuentes

• La factura no aparece en la lista. Revise la pestaña y el Período (el período es por la fecha de emisión; Limpiar vuelve a todas las fechas). Si aun así no aparece, la factura está en un sitio fuera de su alcance — o todavía no se importó (capítulos 1 y 2).
• La factura aparece en la web, pero no en la app. La app muestra solo las facturas cuyo destino es exactamente el proyecto o el sitio elegido arriba de la lista. Vea la columna Destino en la web: Proy — use el modo Proyecto y elija esa obra; Sitio — use el modo Sitio y elija ese sitio. Una factura de un sitio no aparece bajo sus proyectos, ni el sitio padre muestra las facturas de los hijos. Quien solo aprueba como cliente no ve, sin filtro, las facturas En revisión y Esperando ingeniería — active sus chips. Si aún falta, sincronice (capítulo 10).
• Importé la factura con el destino equivocado. El destino no cambia después de la importación, y la misma clave no entra de nuevo — ni con la factura en la papelera. Hable con el soporte de H2O antes de verificar (capítulo 3).
• Eliminé una factura por error. En la lista, pestaña 🗑 Papelera, haga clic en Restaurar: vuelve como estaba. Importar la clave de nuevo solo muestra el aviso de que la factura está en la papelera (capítulo 2).
• Los botones de la verificación no responden. O la factura ya pasó por ingeniería (desde Esperando Cliente, los ítems quedan bloqueados), o falta Editar en su perfil. Material es solo de ingeniería (capítulo 5).
• La imagen de referencia es de otro producto. En la web, abra el ítem y haga clic en Buscar nueva referencia; si no hay una mejor, Descartar deja el ítem sin imagen. Es solo una referencia: la verificación vale por lo que llegó (capítulo 5).
• El ítem está sin imagen de referencia. La búsqueda corre en los minutos siguientes a la importación; cuando no aparece ninguna imagen confiable, el ítem queda sin ella — a propósito. Intente Buscar referencia más tarde (capítulo 5).
• Faltó un certificado y la factura ya está con el cliente. Use Devolver para ajuste → Volver a: Esperando Ingeniería, adjunte el documento e ingeniería aprueba de nuevo, con nueva firma (capítulo 7).
• ¿Por qué se rechazó la factura? Abra la factura: en la pestaña Información, el cuadro Motivo del rechazo muestra el último motivo; el historial completo está en Comentarios y motivos (historial), y quién rechazó, en el Historial. En la app, la tarjeta muestra Devuelta: … (capítulos 4 y 10).
• La factura fue rechazada. ¿Cómo reenviarla? En la web, la factura Rechazado no tiene botones ni Reabrir. Hoy, solo la app la devuelve al flujo: el receptor abre la factura, corrige lo que pide el motivo y toca Enviar a ingeniería (capítulos 7 y 10).
• Aprobé por ingeniería y el material no entró al stock. Algún ítem quedó sin decisión de vínculo. En la pestaña Ítems, decida los que faltan, Guardar vínculos y Aprobar entrada al stock (capítulo 8).
• No aparece el botón de aprobar ni el de rechazar. Revise el estado (ingeniería aprueba y rechaza en En Recepción y Esperando Ingeniería; el cliente, en Esperando Cliente), la marca en el perfil (Aprobar (Ing.), Aprobar (Contratante) o Aprobar (Ing. y Contratante), en el sitio de la factura) y si la etapa no está asignada a otra persona (La aprobación … está asignada a …) (capítulos 1 y 7).
• ¿Rechazar la factura deshace lo que entró al stock? Cuando el cliente rechaza (en la web o en la app) o la factura vuelve para ajuste, sí, pero solo la línea de stock vinculada a la factura. Después de una entrega parcial, sale la parte entregada (con el registro de la entrega); el sobrante, que pasó a ser una línea nueva, sigue en stock. Lo que se transfirió a otro sitio también queda. Los materiales creados siguen en el catálogo. Revise el saldo después de la nueva aprobación (capítulo 8).
• ¿El cliente puede aprobar varias facturas a la vez? No: no existe aprobación en lote — cada factura se aprueba en su ficha, con firma. Lo que va en lote es el envío de los PDF por correo (capítulos 7 y 9).
• Envié el PDF por correo y no llegó. El envío entra en una cola: espere algunos minutos y revise la carpeta de spam. En el envío en lote, el correo trae un enlace al ZIP, válido por 30 días. Una dirección escrita con error se ignora (capítulo 9).