Vista previa, historial y cambios en una plantilla en uso

Manual de Plantillas de tarea y checklists · capítulo 9 de 10

Antes de entregar una plantilla al equipo, vea cómo le llega a quien ejecuta. Una vez entregada, cuidado al modificarla: el checklist de las tareas se lee de la plantilla.

La pestaña Vista previa

Figura 27. Pestaña Vista previa de Inspección mensual de la infraestructura — Centro de datos: cada ítem con el control que va a usar el técnico, las secciones y la cámara en los ítems con foto requerida.

1. 1Vista previa del Checklist — N ítems · N secciones.
2. 2El título de una sección.
3. 3Un ítem con la etiqueta del tipo y el control simulado.
4. 4El Numérico con el rango (Tol:).
5. 5El espacio Foto requerida.

La Vista previa no graba nada: es solo la simulación. Los tipos de filas aparecen como una tarjeta de ejemplo (1 fila por objeto — el técnico las agrega en campo), con los campos que tendrá cada fila. Un ítem de elección sin opciones aparece con Defina las opciones en la plantilla.

Vista previa en PDF

Vista previa en PDF (arriba en la ficha) abre, en una pestaña nueva, el PDF de la plantilla en blanco, en su idioma — útil para revisar en papel, enviar al cliente para aprobación o adjuntar a un procedimiento. El PDF no corta nada: la descripción larga continúa en la página siguiente, y los títulos de sección, las opciones y las etiquetas pasan a la línea siguiente.

Figura 28. Las páginas 1 y 2 de la Vista previa en PDF: el encabezado con el nombre y el logo de la empresa, VISTA PREVIA DE LA PLANTILLA con el número y el total de ítems, el nombre, la descripción y los ítems por sección.

1. 1VISTA PREVIA DE LA PLANTILLA, #id y N ítems.
2. 2El nombre de la plantilla y la Descripción (el Contenido).
3. 3Una sección y los ítems, cada uno con el control dibujado.
4. 4La etiqueta FOTO OBLIGATORIA (página 1) y la clasificación DOCUMENTOS (página 2).

La vista previa muestra solo la estructura — sin cliente, activo, respuestas, fotos ni firmas; al pie, Página X de Y. El PDF con las respuestas es el de la tarea (capítulo 7).

Historial

Figura 29. Pestaña Historial (recortada): los registros más nuevos — ítems agregados — y los primeros — la creación y el cambio de Recursivo en el encabezado —, con quién lo hizo y cuándo.

1. 1N registros de cambio.
2. 2Fecha y Usuario.
3. 3Acción — Actualización, Añadir ítem, Actualización de componente, Eliminar ítem — y dónde: Plantilla, Ítem del checklist, Material o Activo vinculado al ítem.
4. 4Cambio — el valor antiguo tachado → el nuevo, con el nombre del campo (por ejemplo, Recursivo: No → Recursivo: Sí).

Lo que usted hizo	Cómo aparece
creó la plantilla	Añadir ítem — Creada: <nombre> (con el asistente, Creada por el asistente de IA: <nombre> (N ítems); clonada, Clonada de #N (<nombre>) — N ítems, N materiales)
cambió un campo del encabezado	Actualización · Plantilla — <campo>: <antes> → <campo>: <después>, con sí/no, tipo, periodicidad y estado en su idioma
agregó un ítem	Añadir ítem · Ítem del checklist — el texto del ítem
modificó un ítem	Actualización de componente · Ítem del checklist — el texto antiguo → el nuevo (otros campos con el nombre del campo delante)
eliminó un ítem	Eliminar ítem · Ítem del checklist — el texto del ítem
reordenó	Actualización — Reordenamiento de N ítems
agregó, cambió la cantidad o eliminó un material	Añadir ítem / Actualización de componente / Eliminar ítem · Material — <material> (Cant.: N)
vinculó o desvinculó un activo	Añadir ítem / Eliminar ítem · Activo vinculado al ítem — <activo> → <pregunta>

El texto de los ítems y los nombres aparecen tal como se grabaron.

Cambiar una plantilla que ya está en uso

La tarea no guarda una copia del checklist: apunta a la plantilla, y las respuestas quedan guardadas por la posición del ítem. Por eso:

Cambio en la plantilla	Efecto en las tareas aún no respondidas	Efecto en las tareas ya respondidas (y en su PDF)
corregir el texto de un ítem	reciben el texto nuevo	muestran el texto nuevo al lado de la respuesta antigua
agregar un ítem al final	reciben el ítem	el ítem aparece sin respuesta
agregar en el medio, arrastrar o eliminar un ítem	reciben el orden nuevo	las respuestas cambian de pregunta: cada respuesta queda en la posición en que se dio
cambiar tipo, rango, opciones o foto requerida	valen desde ahora	la respuesta antigua se muestra con la regla nueva

Atención

No reordene, no elimine ni inserte ítems en el medio de una plantilla que ya tiene Ejecuciones (capítulo 3): las respuestas de las tareas ya hechas pasan a otra pregunta, también en su PDF. Para cambiar la estructura, clone la plantilla, ajuste el clon y pase a usar el clon en las tareas y en la Programación Automática. La original sigue sirviendo a las tareas antiguas — cámbiele el nombre para que no se elija por error (capítulo 3).

Las correcciones pequeñas de texto (un error de tipeo, una norma actualizada) pueden hacerse en la propia plantilla: valen para todas las tareas.