Asistente de IA

Manual de Plantillas de tarea y checklists · capítulo 5 de 10

Crear con IA arma el borrador de una plantilla a partir de algunas preguntas — o de un texto libre — y devuelve el checklist listo para revisar: ítems agrupados en secciones, el tipo de cada pregunta, rangos de tolerancia en las mediciones, foto obligatoria donde hace diferencia y la traducción a un segundo idioma. Antes de generar, el asistente busca plantillas parecidas que ya existen, para que usted no cree una repetida.

Atención

El asistente propone; quien decide es usted. Lea cada ítem antes de guardar y, después de guardado, revise el encabezado en la ficha — técnico y no conformidad, que el asistente no pregunta (vea Después de guardar).

Paso 1 — Tipo

En Conocimiento › Plantillas, haga clic en Crear con IA. La ventana Crear Plantilla con IA muestra los cuatro pasos arriba — Tipo, Preguntas, Similares y Revisar — y, abajo, Volver, Paso N de 4 y Siguiente.

Figura 12. Paso 1: ¿Qué tipo de plantilla quiere crear? — Preventiva elegida.

1. 1Los cuatro pasos.
2. 2FVS (verificación de servicio) — Ficha de Verificación de Servicio: puntual, para validar un servicio entregado.
3. 3Preventiva — mantenimiento periódico: inspección, medición y sustitución.
4. 4Auditoría — conformidad con una norma o reglamento.
5. 5Siguiente.

Tipo	La plantilla que sale	Los ítems preferidos
FVS	Tarea, sin periodicidad	verificación del servicio, con mediciones y fotos cuando el nivel es Completo
Preventiva	Tarea, con periodicidad (mensual, trimestral, semestral o anual)	inspección, mediciones con rango (Numérico) y sustituciones
Auditoría	Auditoría	Conforme / Parcial / NC / NA, con secciones por capítulo de la norma; Puntuación si pide puntuación

Paso 2 — Preguntas

Elija el modo: Asistente guiado (campos por tipo) o Describir libremente (un texto suyo). Los campos con ∗ son obligatorios — Siguiente solo se habilita con ellos completados. Responda en su idioma: es en él que la IA va a escribir la plantilla.

Figura 13. Paso 2 de una Preventiva en el Asistente guiado: “Bomba centrífuga de impulsión de agua (conjunto motor-bomba)”, “KSB Etanorm 50-200 con motor WEG 15 hp”, Mensual (30 días) y “Sala de bombas en el sótano del Centro de datos”.

1. 1Asistente guiado / Describir libremente.
2. 2Equipo / Sistema ∗.
3. 3Fabricante / Modelo — opcional, ayuda con las tolerancias.
4. 4Periodicidad deseada ∗.
5. 5Ambiente / Lugar ∗.

Tipo	Campos del Asistente guiado
FVS	Servicio a verificar ∗, Ambiente / Lugar ∗, Norma aplicable, Nivel de detalle ∗ (Básico ~10–15 ítems / Completo ~20–30 ítems con mediciones y fotos)
Preventiva	Equipo / Sistema ∗, Fabricante / Modelo, Periodicidad deseada ∗ (Mensual (30 días), Trimestral (90 días), Semestral (180 días), Anual (365 días)), Ambiente / Lugar ∗
Auditoría	Objeto de la auditoría ∗, Referencia / Norma ∗, Alcance ∗, Usar puntuación (scoring)

• Describir libremente: escriba en Describa el checklist que necesita — de 20 a 4.000 caracteres. Indique el equipo o servicio, el lugar, la norma, la periodicidad, qué medir con los rangos aceptables, dónde exigir foto y qué opciones debe marcar el técnico. El tipo del paso 1 sigue valiendo.
• Cuanto más concreto, mejor: “tensión de entrada (207 a 253 V)” se convierte en un ítem Numérico con el rango; “registrar qué sistemas se inspeccionaron (eléctrico, climatización, incendio)” se convierte en una Selección Múltiple con las opciones.

Paso 3 — Similares

Al hacer clic en Siguiente, H2O busca plantillas parecidas (Buscando plantillas parecidas…). La búsqueda no usa la IA y no cuenta en el límite diario.

Figura 14. Paso 3 de una preventiva de la bomba de impulsión: la preventiva de la bomba generada antes por el asistente, Mantenimiento Preventivo Mensual — Bomba Centrífuga KSB Etanorm 50-200, viene primero, como Coincidencia fuerte; justo debajo, las plantillas que el asistente generó en las empresas de demostración en portugués y en inglés (la búsqueda de parecidas mira todas las empresas) y, desplazando la lista, Cambio del sello mecánico — bomba de impulsión e Inspección mensual de la infraestructura — Centro de datos.

1. 1El título: N plantillas parecidas encontradas — o Plantillas relacionadas, cuando la semejanza es débil.
2. 2La etiqueta Coincidencia fuerte.
3. 3Categoría, N ítems, N usos y la periodicidad de la plantilla.
4. 4Ver en una pestaña nueva — abre la ficha sin salir del asistente.
5. 5Usar esta — cierra el asistente y abre la ficha de la plantilla existente.

• De dónde vienen las parecidas: de las plantillas activas cuyo nombre o descripción contiene las palabras de sus respuestas (las del texto libre, en el otro modo). Se ignoran las palabras de menos de tres letras y las muy comunes (“de”, “para”, “con”…). Una palabra en el nombre pesa más que en la descripción; una palabra en el nombre ya da Coincidencia fuerte. Aparecen hasta 10.
• FVS y Preventiva buscan entre las plantillas del tipo Tarea; Auditoría, entre las de Auditoría. La Preventiva favorece las plantillas periódicas; la FVS, las que no tienen periodicidad.
• Nada parecido: Buscamos, pero no encontramos nada parecido en su sistema., con las Palabras clave usadas en la búsqueda:. Siga adelante.
• Usar esta no copia nada: solo abre la plantilla. Si casi sirve, Clonar y ajustar suele ser mejor que generar otra (capítulo 2).

Regla del sistema

La búsqueda de parecidas mira las plantillas de todas las empresas y sitios del sistema, no solo las de su alcance: de una plantilla de fuera, usted ve solo el nombre, la categoría, el tipo, la periodicidad y los conteos. Los ítems no aparecen — Ver en una pestaña nueva y Usar esta responden Plantilla no encontrada. Pídala a quien la mantiene o genere la suya.

Paso 4 — Revisar

Al hacer clic en Siguiente en el paso 3, la IA genera la plantilla (Generando plantilla… — hasta 1 minuto; no cierre la ventana). Luego aparece Plantilla generada para revisar.

Quien pide en…	La plantilla sale en…	La traducción (2.º idioma) sale en…
portugués	portugués	inglés
inglés	inglés	español
español	español	inglés

Figura 15. Paso 4: la plantilla generada para la preventiva de la bomba — el nombre, la categoría existente por nombre (Mantenimiento preventivo — Centro de datos, reutilizando existente), el tipo, la periodicidad, el tiempo estimado, la descripción y el checklist, 10 ítems por página.

1. 1Incluir traducción al inglés — desmárquelo para guardar solo en el idioma principal.
2. 2Metadatos: Nombre, Categoría (existente o (nueva), con el nombre editable), Tipo, Periodicidad y Tiempo estimado (en segundos).
3. 3Descripción generada (solo lectura aquí; edítela después en la ficha).
4. 4Checklist (N ítems): cada ítem con el tipo, el rango (tol:) y foto obligatoria; pase el mouse y haga clic en la X (Quitar ítem) para quitar un ítem.
5. 5La paginación Ítems 1–10 de N.
6. 6Guardar Plantilla.

• El nombre sale solo en el idioma principal. Los ítems llevan la traducción en el campo Traducción (2.º idioma, opcional) (capítulo 4); la descripción puede traer, debajo, el mismo texto en el segundo idioma. Sin Incluir traducción…, nada de eso se guarda.
• La Categoría propuesta es una de las categorías de su alcance (el sitio del encabezado y las recursivas de los sitios superiores) o una nueva, con el nombre editable — que nace en el sitio del encabezado.
• En el asistente se puede cambiar el nombre, la categoría nueva, la periodicidad y el tiempo estimado, y quitar ítems. Agregar, reescribir, cambiar el tipo o reordenar ítems se hace en la ficha, después de guardar (capítulo 4).
• La IA usa los tipos simples y de elección (de Imagen a Conforme / Parcial / NC / NA, más Selección Única, Selección Múltiple y Múltiple c/ Ícono). Tabla / Cuadrícula, Punto de Medición, Termografía, Inspección de Tablero Eléctrico, Inspección de UPS y las cuatro fichas de ensayo eléctrico (Ficha de Disyuntor BT, Ficha RMU / Tablero MT, Ficha de Transformador, Ficha de Tablero MT/BT) se agregan a mano.
• Guardar Plantilla graba la plantilla y abre la ficha. El Historial registra Creada por el asistente de IA: <nombre> (N ítems).
• Si hay un error en la generación, Intentar de nuevo genera otra vez — y cuenta una más en el límite del día.

Después de guardar

La plantilla guardada es una plantilla como cualquier otra, grabada como una Nueva Plantilla:

Campo	Cómo lo graba el asistente	Qué revisar en Editar
Sitio	el sitio del encabezado	el 📍 de la ficha; para otro sitio, clone con el encabezado allí (capítulo 2)
Recursivo	Sí — la plantilla aparece también en los sitios debajo del sitio del encabezado	desactívelo si la plantilla debe valer solo en el sitio del encabezado
Periodicidad	la elegida en el paso 4, ya en el valor que lee la Programación Automática	—
Duración	el Tiempo estimado, en minutos cuando no es un valor de la lista	—
Por (Técnico)	vacío	elija el técnico, si hay uno por defecto
Genera No Conformidad y Agrupar No Conformidades	No	actívelos si los ítems no conformes deben convertirse en RNC (capítulo 8)
Inspección de Tramos, Privado, Estado	No, No, Activo	—
foto obligatoria de los ítems	como la propuso la IA	vale como Foto requerida en la web y en la app (capítulo 4)

Revise también los ítems — el texto, el tipo, los rangos del Numérico y la foto obligatoria de cada uno (capítulo 4) — y use la pestaña Vista previa y la Vista previa en PDF para ver cómo lo recibirá el técnico.

Regla del sistema

El asistente no pregunta Genera No Conformidad, Agrupar No Conformidades ni el técnico: esos tres se ajustan después, en Editar.

Quién lo usa y el límite diario

• Crear con IA aparece para quien tiene Crear en Plantillas de Tarea — el mismo derecho de Nueva Plantilla.
• Cada usuario tiene un límite diario de generaciones — 30 por día, salvo otro valor configurado en el servidor de la empresa. Cuenta cada generación, con éxito o con error, incluido Intentar de nuevo. Se reinicia a medianoche.
• El mismo contador vale para las otras funciones de IA con límite: la búsqueda de tickets por frase y la búsqueda de composición con IA en el presupuesto. La búsqueda de parecidas (paso 3), Guardar Plantilla y los botones de IA del checklist (Mejorar texto, Sugerir — capítulo 7) no cuentan.
• Superado el límite, el paso 4 muestra Se alcanzó el límite diario de 30 usos de la IA. Inténtelo de nuevo después de <fecha y hora>. — con el límite configurado y la hora en que vuelve.