NF-e y recepción: conceptos

Manual de NF-e y recepción de materiales · capítulo 1 de 11

La NF-e (nota fiscal electrónica, la factura electrónica brasileña) acompaña el material comprado para la obra. En H2O, la factura es la recepción de ese material: el almacenista importa la factura por la clave de acceso, verifica ítem por ítem la cantidad y la calidad, fotografía lo que llegó y adjunta la factura, el pedido y los certificados; ingeniería verifica el material y aprueba — en ese momento los materiales entran al stock —; el cliente (el contratante) da la aprobación final. Cada aprobación lleva la firma de quien aprueba, y la factura se convierte en un PDF de conferencia que puede enviarse por correo.

Toda factura tiene un destino: un sitio o un proyecto (manual Proyectos). El destino indica en qué sitio entra el material al stock y quién puede ver la factura.

Atención

H2O consulta la factura por la clave de acceso y registra la recepción y las aprobaciones. No emite, no cancela ni contabiliza facturas.

Dónde está

Figura 1. Almacén › Facturas NFe: las tarjetas por estado, las pestañas, el período y la lista con las facturas del Residencial Villa Nueva — Torre 1 y de los otros destinos de la empresa.

1. 1El menú Almacén › Facturas NFe.
2. 2Las tarjetas: Total NFe, Valor Total y una por estado.
3. 3Las pestañas de estado y la 🗑 Papelera.
4. 4El Período de emisión.
5. 5Importar NFe — trae una factura nueva por la clave de acceso (capítulo 3).
6. 6La lista: número, clave, proveedor, valor, destino, ítems, documentos, estado, el PDF y el correo de cada factura.

Dónde	Qué se hace allí	Capítulo
Almacén › Facturas NFe	todas las facturas que usted ve, con filtros, importación, exportación, PDF y correo	2, 3 y 9
ficha de la factura (clic en una fila)	verificar los ítems, adjuntar documentos, aprobar, rechazar, el PDF y el historial	4 a 8
Almacén › Items NFe	los ítems de todas las facturas, con la verificación de cada uno y la planilla	9
Almacén › Materiales	el stock que cargó la aprobación de ingeniería	8
Almacén › Transferencias	llevar material de un sitio (almacén) a otro, con documento numerado TR-…	8
Resumen › Informes › NFe	las facturas por mes, por proveedor y por estado	9
Personas › Perfiles › perfil › Permisos, grupo Almacén	los derechos de cada rol	1
app H2O — Facturas en la pantalla inicial (para quien tiene el derecho de ver facturas)	importar con la cámara, verificar, fotografiar, escanear los documentos, enviar, aprobar y rechazar	10

Los estados

La factura pasa por cinco estados. La etiqueta aparece en la ficha; la lista usa el nombre corto:

Estado (ficha)	En la lista	Significa
En Recepción	Recepción	importada; el almacén está verificando. Es el estado de toda factura nueva.
Esperando Ingeniería	Esp. Ingeniería	verificada y enviada; espera a ingeniería.
Esperando Cliente	Esp. Cliente	aprobada por ingeniería; los materiales ya entraron al stock. Espera al cliente.
Aprobado	Aprobado	el cliente aprobó. Flujo concluido.
Rechazado	Rechazado	ingeniería o el cliente la rechazó, con el motivo.

Existe además el estado Archivo (en la app, Archivo ACC), de facturas antiguas archivadas: ninguna pantalla actual lleva una factura a él, y la lista de la web lo muestra solo en la pestaña Todos.

Quién hace qué

Rol	Qué hace	Dónde
Almacenista (recepción)	importa la factura, verifica Cantidad y Calidad de cada ítem, fotografía, adjunta factura, pedido y certificados, firma y envía a ingeniería	web y app
Ingeniería	verifica el Material, decide el vínculo de cada ítem con el stock, aprueba con firma — y el stock se carga — o rechaza	web y app
Cliente (contratante)	aprueba con firma o rechaza; puede dejar una observación, que queda en Observación del cliente	web; en la app, aprueba o rechaza sin firmar
quien tiene Editar	devuelve una factura Esperando Cliente para ajuste (Devolver para ajuste)	web

El camino completo, con los botones y los derechos de cada paso, está en el capítulo 7.

Derechos de acceso

La factura usa la fila Facturas (NFe) del perfil (Personas › Perfiles › perfil › pestaña Permisos, grupo Almacén): Leer, Editar, Crear y Papelera controlan la pantalla, y las marcas Aprobar (Ing.) y Aprobar (Contratante) indican quién aprueba. En la fila Validación NFe, la marca Aprobar (Ing. y Contratante) vale por las dos.

Figura 2. Personas › Perfiles › Super-Admin › Permisos, grupo Almacén: la fila Facturas (NFe), con las dos opciones de aprobación (este perfil marca solo Aprobar (Ing.)), y la fila Validación NFe, con la opción que aprueba por los dos roles (desmarcada aquí).

1. 1Fila Facturas (NFe) — Leer, Editar, Crear, Papelera y Eliminar.
2. 2Aprobar (Ing.) y Aprobar (Contratante) — quién aprueba cada etapa.
3. 3Fila Validación NFe — Aprobar (Ing. y Contratante) aprueba y rechaza por ingeniería y por el cliente.

Para…	Se necesita, en la fila Facturas (NFe)
ver Almacén › Facturas NFe e Items NFe, abrir la factura, generar el PDF y enviar por correo	Leer
Importar NFe	Crear
Enviar a Ingeniería	Editar
verificar Cantidad y Calidad, comentar el ítem, Agregar Foto, buscar o descartar la imagen de referencia	Editar, con la factura En Recepción o Esperando Ingeniería
verificar Material	Editar y Aprobar (Ing.)
Añadir documento (pestaña Documentos)	Editar, hasta Esperando Ingeniería
quitar foto de ítem o documento	Papelera, hasta Esperando Ingeniería
Analizar similitud y Guardar vínculos (stock)	Leer
Aprobar entrada al stock	Aprobar (Ing.)
Aprobar (Ingeniería) y Rechazar (En Recepción o Esperando Ingeniería)	Aprobar (Ing.)
Aprobar (Cliente) y Rechazar (Esperando Cliente)	Aprobar (Contratante)
Devolver para ajuste	Editar
mover a la papelera, ver la 🗑 Papelera y Restaurar	Papelera

Regla del sistema

Los derechos valen en el sitio de la factura — el sitio elegido en el destino o el sitio del proyecto: el perfil debe valer en ese sitio — asignado en el propio sitio o en un sitio superior, con recursividad (manual Empresas y jerarquía, capítulo 2). Quien ya actuó en la factura (el receptor, ingeniería y el cliente que aprobaron) también sigue viéndola.

Regla del sistema

Quien tiene Aprobar (Ing. y Contratante) en Validación NFe puede todo lo que Aprobar (Ing.) y Aprobar (Contratante) permiten en las filas de arriba — en la web y en la app. Las demás casillas de Validación NFe (Leer, Editar…) no habilitan nada en la factura. Para abrir la factura, el perfil necesita Leer en Facturas (NFe).

Regla del sistema

Cuando la etapa ya tiene un responsable registrado en la factura — por ejemplo, el ingeniero que firmó como Ingeniería en la app —, solo él aprueba y rechaza esa etapa (capítulo 7).

Consejo

Perfiles típicos: almacenista con Leer, Editar y Crear (y Papelera, si es él quien limpia fotos equivocadas); ingeniería con Leer, Editar y Aprobar (Ing.); cliente con Leer y Aprobar (Contratante). Quien tiene las dos marcas aprueba una etapa a la vez.

Web y app

Hago esto…	Web	App
importar la factura por la clave de acceso	sí, escribiendo la clave	sí, leyendo el código de barras del DANFE o escribiendo (con internet)
verificar Cantidad y Calidad	sí	sí, también sin internet
verificar Material	sí, con Aprobar (Ing.)	sí, con Aprobar (Ing.)
fotos de los ítems	sí	sí, cámara o galería
documentos: factura, pedido y certificado	sí, imagen o PDF	sí, con el escáner de documentos, la cámara, la galería o un archivo
imagen de referencia del producto	ver, buscar otra y descartar	ver
vínculo de los ítems con el stock	sí, ítem por ítem	no — la carga es automática (capítulo 10)
enviar a ingeniería	sí	sí — también una factura Rechazada
aprobar por ingeniería	en En Recepción o Esperando Ingeniería, con firma	en En revisión o Esperando ingeniería (Enviar al cliente)
rechazar por ingeniería	sí	sí
aprobar y rechazar por el cliente	sí, con firma	sí, sin firma
motivo del rechazo y comentarios	un solo historial, con fecha y hora	el mismo historial; la app solo añade
Devolver para ajuste	sí	no
firma	dibujada en cada acción	Firmar como Receptor o como Ingeniería, con la firma del perfil
PDF de conferencia	sí	sí (Recepción en PDF)
enviar el PDF por correo, una o varias facturas	sí	no (comparta el PDF)
mapa de dónde se verificó la factura	no	sí, automático
historial de cambios	sí	no