Crear y configurar la plantilla

Manual de Plantillas de tarea y checklists · capítulo 3 de 10

Una plantilla nueva nace en dos etapas: primero el encabezado (nombre, tipo, duración, periodicidad, técnico, reglas de no conformidad); después los ítems del checklist, en la ficha (capítulo 4). Para un borrador listo, use el Asistente de IA (capítulo 5) y ajústelo aquí después.

Nueva Plantilla

1. Elija en el encabezado el sitio donde quedará la plantilla — se graba en ese sitio.
2. En Conocimiento › Plantillas, haga clic en Nueva Plantilla.
3. Complete por lo menos el Nombre ∗. Recursivo ya viene activado — desmárquelo si la plantilla debe valer solo en este sitio. Los demás campos están en la tabla de abajo.
4. Haga clic en Crear Plantilla. Aparece Plantilla creada con éxito y se abre la ficha de la plantilla — ahora es el turno de los ítems (capítulo 4).

Figura 4. Nueva Plantilla completada para una inspección mensual: el nombre, el sitio del encabezado con Recursivo activado (el valor por defecto), la categoría Mantenimiento preventivo — Centro de datos, 2 horas, la técnica Lucía Fernández, la periodicidad Mensual y, en Opciones, el tipo Tarea con Genera No Conformidad = Sí.

1. 1Datos de la Plantilla: Nombre ∗, Contenido y Comentarios.
2. 2Sitio (el del encabezado) y el botón Recursivo, que ya viene activado.
3. 3Estado (Activo) y Privado.
4. 4Clasificación: Categoría de Tarea (con el +), Duración, Técnico y Periodicidad.
5. 5Opciones: Tipo de plantilla, Genera No Conformidad, Inspección de Tramos y Agrupar NC.
6. 6Crear Plantilla.

Qué hace cada campo

Campo	Para qué sirve	Dónde tiene efecto
Nombre ∗	el nombre que todos van a buscar. Empiece por lo que distingue: “Inspección mensual de la infraestructura — Centro de datos”, “L3 — Puesta en marcha y energización del UPS”	lista, selectores, título del checklist y del PDF
Contenido	la descripción del servicio: alcance, norma, cuidados	se convierte en la descripción de la tarea cuando se elige la plantilla; en la Programación Automática, la descripción del ticket generado
Comentarios	nota interna para quien mantiene la plantilla	solo en la ficha
Sitio y Recursivo	el sitio de la plantilla (el del encabezado al crearla). Recursivo = la plantilla aparece también en los sitios de abajo. Viene activado en toda plantilla nueva; desmárquelo para que la plantilla quede solo en su propio sitio	lista y selectores (capítulo 2)
Estado (Activo) / Estado	Activo o Inactivo	vea la nota de abajo
Privado	Sí = la tarea creada con la plantilla nace privada	tarea
Categoría de Tarea	agrupa las plantillas	columna Categoría; pasa a la tarea creada con la plantilla — al abrir el ticket, en la pestaña Tareas del ticket y en la Programación Automática
Duración	el tiempo previsto de la tarea (de 15 min a 8 horas). Una duración fuera de la lista — por ejemplo, la del Asistente de IA — aparece en minutos	tarea (tiempo previsto y fin); horas previstas de la Programación Automática
Técnico (al editar, Por (Técnico))	el técnico sugerido	técnico de la tarea; responsable del RNC generado por el checklist (capítulo 8)
Periodicidad	de Diario a Anual, o Personalizado con ¿Cada cuántos días? (1 a 365). La pantalla la muestra en el idioma de quien la ve; el valor grabado es el mismo en cualquier idioma	solo las plantillas con periodicidad entran en la Programación Automática (capítulo 6)
Tipo de plantilla	Tarea, Auditoría, Equipo, APR, PT (Permiso de Trabajo) o Inspección de seguridad	decide en qué pantalla se ofrece la plantilla (capítulo 6)
Genera No Conformidad	Sí = los ítems no conformes se convierten en RNC al finalizar la tarea	capítulo 8
Agrupar NC (al editar, Agrupar No Conformidades)	Sí = un RNC por tarea, con todos los ítems; No = un RNC por ítem	capítulo 8
Inspección de Tramos	Sí = quien ejecuta puede repetir cada ítem (Agregar sección) — un tramo, un piso, un circuito a la vez	ejecución en la web (capítulo 7)

Atención

No existe eliminar plantilla. Para sacar una plantilla de circulación, cambie el Estado a Inactivo. Hoy Inactivo marca la plantilla en la lista y la quita de las sugerencias del Asistente de IA, pero los selectores de tarea, auditoría, APR, PT, inspección y de la Programación Automática la siguen ofreciendo — avise al equipo o cambie el nombre (por ejemplo, “NO USAR — …”).

Regla del sistema

Periodicidad y Tipo de plantilla pueden cambiarse en cualquier momento en Editar. El cambio vale para lo que se cree después; lo que ya existe (tickets programados, auditorías, APR) no cambia de tipo.

La ficha de la plantilla

Figura 5. La ficha de Inspección mensual de la infraestructura — Centro de datos: el encabezado con el número, el estado, el sitio, el técnico, la categoría, la periodicidad, los ítems y las ejecuciones; las tarjetas, la Distribución de Tipos y las pestañas.

1. 1Nombre, #id, Activo, etiqueta del tipo (aquí Tarea no tiene etiqueta), 📍 sitio, 👤 técnico, 📂 categoría, 🔁 periodicidad, N ítems, N ejecuciones.
2. 2Vista previa en PDF y Editar.
3. 3Las tarjetas Ítems, Secciones, Ejecuciones y Tipos.
4. 4Distribución de Tipos — cuántos ítems hay de cada tipo.
5. 5Las pestañas Ítems del Checklist, Vista previa, Materiales e Historial.

• Ejecuciones cuenta las tareas de tickets que usan la plantilla (los tickets eliminados no cuentan). Auditorías, APR, PT, inspecciones y checklists de equipo no entran en esa cuenta.
• Secciones cuenta los ítems del tipo Agrupación (los títulos que dividen el checklist).
• Editar solo aparece para quien tiene Editar en Plantillas de Tarea en el sitio de la plantilla; sin ese derecho, la plantilla de otro sitio muestra Solo lectura (heredado). Los botones de las pestañas siguen la misma regla (capítulo 4).

Editar el encabezado

Figura 6. Editar Plantilla: los mismos campos de Nueva Plantilla, menos el sitio. Guardar graba y registra cada campo modificado en el Historial.

1. 1Nombre, Comentarios y Contenido.
2. 2Categoría de Tarea, Duración y Por (Técnico).
3. 3Periodicidad, Recursivo, Privado, Estado y Tipo de plantilla.
4. 4Genera No Conformidad, Inspección de Tramos y Agrupar No Conformidades.
5. 5Cancelar / Guardar.

El sitio no cambia después de creado — no hay cambio de sitio, ni en la ficha. Para tener la plantilla en otro sitio, clónela con el encabezado en el sitio de destino (capítulo 2).