Enviar, aprovar e rejeitar

Manual de NF-e e recebimento de materiais · capítulo 7 de 11

Conferida, a nota segue um caminho fixo: almoxarifado → engenharia → cliente. Cada passo leva a assinatura de quem age; a engenharia e o cliente podem rejeitar, e uma nota que já está com o cliente pode voltar para ajuste. Os botões ficam no quadro acima das abas da ficha.

Estado atual	Quem age	Botão	Direito em Notas Fiscais (NFe)	Assina?	Vai para
Em Recebimento	o almoxarife	Enviar p/ Engenharia	Editar	sim	Aguardando Engenharia
Em Recebimento ou Aguardando Engenharia	a engenharia	Aprovar Engenharia	Aprovar Eng.	sim	Aguardando Cliente — e os materiais entram no estoque
Em Recebimento ou Aguardando Engenharia	a engenharia	Rejeitar	Aprovar Eng.	sim	Rejeitado
Aguardando Cliente	o cliente	Aprovar Cliente	Aprovar Contratante	sim	Aprovado
Aguardando Cliente	o cliente	Rejeitar	Aprovar Contratante	sim	Rejeitado — e o estoque sai
Aguardando Cliente	quem tem Editar	Voltar para ajuste	Editar	não	Em Recebimento ou Aguardando Engenharia — o estoque sai e as assinaturas da engenharia e do cliente perdem a validade
Rejeitado	o almoxarife, no app	Enviar para engenharia	Criar	não	Aguardando Engenharia
Aprovado	—	nenhum	—	—	fim

Regra do sistema

A ordem não se pula: o cliente só aprova depois da engenharia. O atalho é o da engenharia, que pode aprovar uma nota ainda Em Recebimento, sem esperar o envio do almoxarife. Quem tem as duas marcas — ou Aprovar (Eng. e Contratante) em Validação NFe — aprova uma etapa de cada vez.

Regra do sistema

Não existe aprovação em lote: cada nota é aprovada na sua ficha, com a sua assinatura e a sua entrada no estoque.

Enviar para a engenharia

Figura 10. A nota 4128 da Linhaforte Fios e Cabos, Em Recebimento, aberta pelo conferente Diego Almeida.

1. 1O aviso: Os materiais serão carregados no estoque após aprovação da Engenharia.
2. 2Enviar p/ Engenharia.

1. Confira todos os itens e anexe os documentos (capítulos 5 e 6).
2. Clique em Enviar p/ Engenharia e assine (adiante).
3. Aparece Enviado para Engenharia; a nota fica Aguardando Engenharia e os itens passam a ser da engenharia.

O botão aparece para quem tem Editar. A engenharia não precisa dele: ela aprova direto.

A assinatura

No web, cada ação do fluxo pede a assinatura desenhada na hora: ela fica gravada na nota e sai no PDF de conferência, no quadro do papel — CONFERENTE, SUPERVISOR (a engenharia) ou CONTRATANTE.

Figura 11. A assinatura da ação, desenhada com o mouse ou o dedo.

1. 1Assinar NF-e e o aviso Assine abaixo para confirmar a ação. A assinatura ficará registrada nesta NF-e.
2. 2O campo da assinatura.
3. 3Limpar, Cancelar e Confirmar e Assinar.

• Confirmar e Assinar só funciona depois de algum traço. Cancelar desiste da ação: a nota não muda.
• Cada papel tem a sua assinatura na nota: quem importou e conferiu a nota e depois aprova como engenharia assina de novo, agora como engenharia.
• Se você já assinou esta nota no papel da ação, aparece Assinatura já registrada — Você já assinou esta NF-e anteriormente. Deseja assinar novamente? — com Sim, assinar novamente, Não, prosseguir sem nova assinatura e Cancelar.
• A primeira assinatura de quem ainda não tem uma no cadastro também fica no Meu Perfil (manual Primeiros passos — web, capítulo 11). A nota, porém, sempre pede o traço na hora.

Aprovar pela engenharia

Figura 12. A engenharia aprovando a nota 22410 da Hidrotubos, Aguardando Engenharia: o aviso do estoque antes de assinar.

1. 1Aprovar Engenharia e Rejeitar.
2. 2Integração com Estoque — quantos itens vão entrar no estoque.
3. 3O campo Comentário (opcional)….
4. 4Aprovar e Assinar e Cancelar.

1. Na aba Itens, confira o Material de cada item e rode Analisar Similaridade; resolva e salve os vínculos com o estoque (capítulo 8).
2. Clique em Aprovar Engenharia. O quadro avisa que, ao confirmar, os itens serão carregados no estoque e que fornecedores, materiais e unidades que não existem serão criados.
3. Clique em Aprovar e Assinar e assine.
4. A nota fica Aguardando Cliente, com a etapa Engenharia preenchida no Workflow de Aprovação, e o aviso diz quantos itens entraram no estoque: Aprovado! N itens carregados no estoque.

• Sem a análise do estoque, a aprovação para em Análise de similaridade obrigatória — Acesse a aba Itens e execute a análise de similaridade antes de aprovar.
• Com todos os vínculos decididos e salvos, a aprovação carrega o estoque na hora. Se nenhum item tinha vínculo salvo nem automático, abre a janela Revisão de Materiais para decidir e carregar; se só alguns ficaram sem decisão, a nota é aprovada com o aviso Aprovado, mas erro no estoque: Existem itens aguardando revisão (N). e a entrada se completa depois, com Aprovar entrada no estoque (capítulo 8).
• O aviso de Integração com Estoque lembra que, se o cliente rejeitar a nota ou ela voltar para ajuste, as entradas no estoque são desfeitas — os materiais criados continuam no catálogo (capítulo 8).

O Comentário (opcional)… da aprovação entra em Comentários e motivos (histórico), com data e hora, e em Observações no PDF. A observação de um item específico vai melhor no Comentário do item (capítulo 5).

Regra do sistema

Quando a nota já tem um engenheiro designado — por exemplo, quem assinou como Engenharia no app —, só ele aprova e rejeita pela engenharia: para outro engenheiro, no lugar de Aprovar Engenharia e Rejeitar aparece A aprovação da Engenharia está com …, com o nome. O mesmo vale para o cliente designado (A aprovação do Cliente está com …). Rejeitar não designa ninguém, e Voltar para ajuste libera as duas etapas.

Rejeitar

Figura 13. A engenharia rejeitando a nota 22410, com o motivo preenchido.

1. 1O motivo da rejeição, obrigatório.
2. 2Rejeitar e Assinar — só com o motivo — e Cancelar.

• Rejeitar aparece para a engenharia em Em Recebimento e Aguardando Engenharia, e para o cliente em Aguardando Cliente — com a mesma regra do designado da aprovação. O motivo é obrigatório; o cliente pode deixar também a Observação do Contratante (opcional)….
• A nota vai para Rejeitado (aviso Rejeitado). O motivo, com data e hora, entra em Comentários e motivos (histórico), aparece em destaque no quadro Motivo da rejeição da aba Informações e sai em Observações no PDF. Quem rejeitou e quando ficam no Histórico.
• Quando o cliente rejeita — no web ou no app —, a entrada no estoque feita pela aprovação da engenharia é desfeita (veja o aviso no capítulo 8).
• No web, a nota Rejeitado não tem botões nem Reabrir: a rejeição encerra o fluxo dela no web. Hoje, só o app ainda a devolve ao fluxo: o almoxarife abre a nota, corrige e toca em Enviar para engenharia (capítulo 10). Se a correção é de outra natureza — chave errada, nota cancelada —, mova a nota para a lixeira.

Aprovar pelo cliente

Figura 14. A cliente Juliana Campos com a nota 15296 da Cerâmica Bom Jardim, Aguardando Cliente: os dois botões e a observação.

1. 1A faixa Materiais já integrados ao estoque.
2. 2Aprovar Cliente e Rejeitar.
3. 3Observação do Contratante (opcional)….
4. 4Aprovar e Assinar.

• O cliente confere a nota pelas abas Itens e Documentos — tudo em leitura — e pelo PDF de conferência.
• Aprovar Cliente → Aprovar e Assinar leva a nota a Aprovado (Aprovado com sucesso). A observação fica em Observação do cliente, na aba Informações.
• Enquanto a nota não chega a Aguardando Cliente, quem só tem Aprovar Contratante vê Aguardando aprovação da Engenharia antes da aprovação do Cliente.
• Uma nota Aprovado não tem mais botões: o recebimento está encerrado.

Voltar para ajuste

Quando a nota já está com o cliente e aparece um erro — um item lançado com a quantidade errada, um certificado que faltou —, quem tem Editar pode devolvê-la sem rejeitar.

Figura 15. Voltar para ajuste na nota 15296, Aguardando Cliente.

1. 1Voltar para ajuste.
2. 2O aviso do que acontece.
3. 3Voltar para: Em Recebimento e Voltar para: Aguardando Engenharia.
4. 4O motivo, obrigatório.
5. 5Confirmar e Cancelar.

• Escolha para onde a nota volta — Em Recebimento (o almoxarife corrige) ou Aguardando Engenharia (a engenharia corrige) —, escreva o motivo (ao menos 3 letras) e clique em Confirmar.
• O estoque carregado na aprovação da engenharia sai; as assinaturas da engenharia e do cliente deixam de valer, e quem aprovar de novo assina de novo. O aviso é NF-e voltou para …, seguido de assinatura da Engenharia invalidada.
• O motivo fica em Comentários e motivos (histórico) (com [Voltou para ajuste]) e no Histórico.
• Uma nota Aprovado não volta nem pode ser rejeitada: corrija antes da aprovação do cliente.