NF-e e recebimento: conceitos

Manual de NF-e e recebimento de materiais · capítulo 1 de 11

A NF-e (nota fiscal eletrônica) acompanha o material comprado para a obra. No H2O, a nota é o recebimento desse material: o almoxarife importa a nota pela chave de acesso, confere item a item a quantidade e a qualidade, fotografa o que chegou e anexa a nota, o pedido e os certificados; a engenharia confere o material e aprova — nessa hora os materiais entram no estoque; o cliente (o contratante) dá a aprovação final. Cada aprovação leva a assinatura de quem aprova, e a nota vira um PDF de conferência que pode ser enviado por e-mail.

Toda nota tem um destino: um site ou um projeto (manual Projetos). O destino diz em que site o material entra no estoque e quem pode ver a nota.

Atenção

O H2O consulta a nota pela chave de acesso e registra o recebimento e as aprovações. Ele não emite, não cancela e não escritura notas fiscais.

Onde fica

Figura 1. Almoxarifado › Notas Fiscais: os cartões por estado, as abas, o período e a lista com as notas do Residencial Vila Nova — Torre 1 e dos outros destinos da empresa.

1. 1O menu Almoxarifado › Notas Fiscais.
2. 2Os cartões: Total NFe, Valor Total e um por estado.
3. 3As abas de estado e a 🗑 Lixeira.
4. 4O Período da emissão.
5. 5Importar NFe — traz uma nota nova pela chave de acesso (capítulo 3).
6. 6A lista: número, chave, fornecedor, valor, destino, itens, documentos, estado, o PDF e o e-mail de cada nota.

Onde	O que se faz ali	Capítulo
Almoxarifado › Notas Fiscais	todas as notas que você vê, com filtros, importação, exportação, PDF e e-mail	2, 3 e 9
ficha da nota (clique numa linha)	conferir os itens, anexar documentos, aprovar, rejeitar, o PDF e o histórico	4 a 8
Almoxarifado › Itens NFe	os itens de todas as notas, com a conferência de cada um e a planilha	9
Almoxarifado › Materiais	o estoque que a aprovação da engenharia carregou	8
Almoxarifado › Transferências	levar material de um site (almoxarifado) para outro, com documento numerado TR-…	8
Visão Geral › Relatórios › NFe	as notas por mês, por fornecedor e por estado	9
Pessoas › Perfis › perfil › Permissões, grupo Almoxarifado	os direitos de cada papel	1
app H2O — Notas fiscais na tela inicial (para quem tem o direito de ver notas)	importar pela câmera, conferir, fotografar, escanear os documentos, enviar, aprovar e rejeitar	10

Os estados

A nota anda por cinco estados. O selo aparece na ficha; a lista usa o nome curto:

Estado (ficha)	Na lista	Quer dizer
Em Recebimento	Recebimento	importada; o almoxarifado está conferindo. É o estado de toda nota nova.
Aguardando Engenharia	Ag. Engenharia	conferida e enviada; espera a engenharia.
Aguardando Cliente	Ag. Cliente	aprovada pela engenharia; os materiais já entraram no estoque. Espera o cliente.
Aprovado	Aprovado	o cliente aprovou. Fluxo concluído.
Rejeitado	Rejeitado	a engenharia ou o cliente rejeitou, com o motivo.

Há ainda o estado Arquivo (no app, Arquivo ACC), de notas antigas arquivadas: nenhuma tela de hoje leva uma nota para ele, e a lista do web o mostra só na aba Todos.

Quem faz o quê

Papel	O que faz	Onde
Almoxarife (recebimento)	importa a nota, confere Quantidade e Qualidade de cada item, fotografa, anexa nota, pedido e certificados, assina e envia para a engenharia	web e app
Engenharia	confere o Material, decide o vínculo de cada item com o estoque, aprova com assinatura — e o estoque é carregado — ou rejeita	web e app
Cliente (contratante)	aprova com assinatura ou rejeita; pode deixar uma observação, que fica em Observação do cliente	web; no app, aprova ou rejeita sem assinar
quem tem Editar	devolve uma nota Aguardando Cliente para ajuste (Voltar para ajuste)	web

O caminho completo, com os botões e os direitos de cada passo, está no capítulo 7.

Direitos de acesso

A nota usa a linha Notas Fiscais (NFe) do perfil (Pessoas › Perfis › perfil › aba Permissões, grupo Almoxarifado): Ler, Editar, Criar e Lixeira controlam a tela, e as marcas Aprovar Eng. e Aprovar Contratante dizem quem aprova. Na linha Validação NFe, a marca Aprovar (Eng. e Contratante) vale pelas duas.

Figura 2. Pessoas › Perfis › Super-Admin › Permissões, grupo Almoxarifado: a linha Notas Fiscais (NFe), com as duas opções de aprovação (este perfil marca só Aprovar Eng.), e a linha Validação NFe, com a opção que aprova pelos dois papéis (desmarcada aqui).

1. 1Linha Notas Fiscais (NFe) — Ler, Editar, Criar, Lixeira e Excluir.
2. 2Aprovar Eng. e Aprovar Contratante — quem aprova cada etapa.
3. 3Linha Validação NFe — Aprovar (Eng. e Contratante) aprova e rejeita pela engenharia e pelo cliente.

Para…	É preciso, na linha Notas Fiscais (NFe)
ver Almoxarifado › Notas Fiscais e Itens NFe, abrir a nota, gerar o PDF e enviar por e-mail	Ler
Importar NFe	Criar
Enviar p/ Engenharia	Editar
conferir Quantidade e Qualidade, comentar o item, Adicionar Foto, buscar ou descartar a imagem de referência	Editar, com a nota Em Recebimento ou Aguardando Engenharia
conferir Material	Editar e Aprovar Eng.
Adicionar documento (aba Documentos)	Editar, até Aguardando Engenharia
remover foto de item ou documento	Lixeira, até Aguardando Engenharia
Analisar Similaridade e Salvar Vínculos (estoque)	Ler
Aprovar entrada no estoque	Aprovar Eng.
Aprovar Engenharia e Rejeitar (Em Recebimento ou Aguardando Engenharia)	Aprovar Eng.
Aprovar Cliente e Rejeitar (Aguardando Cliente)	Aprovar Contratante
Voltar para ajuste	Editar
mover para a lixeira, ver a 🗑 Lixeira e Restaurar	Lixeira

Regra do sistema

Os direitos valem no site da nota — o site escolhido no destino ou o site do projeto: o perfil precisa valer nesse site — dado no próprio site ou num site acima, com recursividade (manual Empresas e hierarquia, capítulo 2). Quem já agiu na nota (o conferente, a engenharia e o cliente que aprovaram) também continua vendo a nota.

Regra do sistema

Quem tem Aprovar (Eng. e Contratante) em Validação NFe pode tudo o que Aprovar Eng. e Aprovar Contratante permitem nas linhas acima — no web e no app. As outras caixas de Validação NFe (Ler, Editar…) não liberam nada na nota. Para abrir a nota, o perfil precisa de Ler em Notas Fiscais (NFe).

Regra do sistema

Quando a etapa já tem um responsável gravado na nota — por exemplo, o engenheiro que assinou como Engenharia no app —, só ele aprova e rejeita aquela etapa (capítulo 7).

Dica

Perfis típicos: almoxarife com Ler, Editar e Criar (e Lixeira, se for ele quem limpa fotos erradas); engenharia com Ler, Editar e Aprovar Eng.; cliente com Ler e Aprovar Contratante. Quem tem as duas marcas aprova uma etapa de cada vez.

Web e app

Faço isto…	Web	App
importar a nota pela chave de acesso	sim, digitando a chave	sim, lendo o código de barras do DANFE ou digitando (com internet)
conferir Quantidade e Qualidade	sim	sim, também sem internet
conferir Material	sim, com Aprovar Eng.	sim, com Aprovar Eng.
fotos dos itens	sim	sim, câmera ou galeria
documentos: nota, pedido e certificado	sim, imagem ou PDF	sim, com o scanner de documento, a câmera, a galeria ou um arquivo
imagem de referência do produto	ver, buscar outra e descartar	ver
vínculo dos itens com o estoque	sim, item a item	não — a carga é automática (capítulo 10)
enviar para a engenharia	sim	sim — também uma nota Rejeitada
aprovar pela engenharia	em Em Recebimento ou Aguardando Engenharia, com assinatura	em Em conferência ou Aguardando engenharia (Enviar para o cliente)
rejeitar pela engenharia	sim	sim
aprovar e rejeitar pelo cliente	sim, com assinatura	sim, sem assinatura
motivo da rejeição e comentários	um histórico só, com data e hora	o mesmo histórico; o app só acrescenta
Voltar para ajuste	sim	não
assinatura	desenhada a cada ação	Assinar como Conferente ou como Engenharia, com a assinatura do perfil
PDF de conferência	sim	sim (Recebimento em PDF)
enviar o PDF por e-mail, uma ou várias notas	sim	não (compartilhe o PDF)
mapa de onde a nota foi conferida	não	sim, automático
histórico de alterações	sim	não